Zarządzanie magazynem w małych firmach: najlepsze praktyki i zasady

Zorganizowanie zapasów w magazynie może być trudnym i czasochłonnym. Ale istnieje wiele sposobów na zapewnienie skutecznego zarządzania i kontroli, nawet jeśli prowadzisz małą firmę usługową.

Spis treści

Podstawy zarządzania magazynem

Od czego zacząć?

Ewidencja towarów

Techniki zwiększenia wydajności podczas zarządzania zapasami

Końcowe przemyślenia


Często od prawidłowej ewidencji towarów na stanie magazynowym zależy sukces firmy. To oznacza nie tylko mieć towar, ale też mieć odpowiednią ilość tego towaru oraz dobrze zarządzać przestrzenią magazynową, przechowując wszystko, czego potrzebujesz do pracy, we właściwym miejscu. Jeśli szukasz sprawdzonych sposobów na skuteczne prowadzenie ewidencji magazynowej, ten artykuł jest dla Ciebie.

Podstawy zarządzania magazynem

Zarządzanie magazynem —  to proces organizowania i optymalizacji przepływu towarów oraz ich odpowiednie przechowywanie. Obejmuje to między innym organizację zapasów surowców, materiałów eksploatacyjnych, towarów gotowych do sprzedaży lub części zamiennych. Ten proces można podzielić na dwa główne etapy: planowanie i wykonanie.

Od czego zacząć?

Planowanie zapasów —  to pierwszy krok, gdy próbujesz dowiedzieć się, ile jednostek każdego towaru powinieneś zamówić. Zawsze możesz zamówić więcej niż potrzebujesz, aby mieć pewność, że w przypadku większego popytu wystarczy ci towarów. Ale ważne jest również nie zapełniać wszystkiego miejsca do przechowywania i najpierw skończyć z zapasem towarów, który już masz. Kiedy uzupełniasz zapasy, weź pod uwagę liczbę pozycji, które zawiera każde zamówienie, ile przedmiotów chcesz jednocześnie mieć w magazynie oraz częstotliwość składania zamówień.

Istnieje kilka podstawowych zasad, których należy przestrzegać podczas budowania systemu zarządzania magazynem w firmie, aby utrzymać odpowiedni balans towarów i kontrolować wydatki. Rozważ następujące punkty:

1. Poziom zapasów. Ważne jest, aby przed zamówieniem nowych partii upewnić się, że znasz najbardziej popularne/ niepopularne towary. Przyda się znajomość trendów używania każdego towaru. 

2. Czas dostawy. Obliczając minimalne i maksymalne poziomy zapasów magazynowych, weź pod uwagę, jak szybko możesz otrzymać zamówione towary, aby uzupełnić zapasy. Następnie upewnij się, że program do zarządzania zapasami powiadomi Cię, gdy będą wyczerpane. Np. w Orderry kończące się pozycje będą zaznaczone na liście magazynowej na czerwono:



Display of low-in-stock items in OrderryWyświetlanie artykułów o niskim poziomie w Orderry


3. Fizyczna przestrzeń magazynowa. Przed złożeniem zamówienia u dostawcy upewnij się, że przestrzeń magazynowa jest w stanie pomieścić różnorodne towary, potrzebne do prowadzenia działalności.

4.Koszt przechowywania magazynu.Przeanalizuj dokładnie, jaki zestaw towarów na stanie jest najlepszą opcją dla Twojej firmy i budżetu.

Ewidencja towarów

Prowadzenie ewidencji zapasów — to trudne zadanie, które wymaga dużej ilości pracy ręcznej. Dobrą wiadomością jest to, że możesz zautomatyzować niektóre procesy. Istnieje wiele narzędzi, takie jak specjalne urządzenia i rozwiązania programowe, które pozwolą Ci zaoszczędzić wiele czasu. Na przykład skanery mobilne mogą służyć do skanowania przesyłek przychodzących i automatycznego tworzenia zamówień w systemie. Wyeliminuje to potrzebę liczenia, dokumentowania i aktualizacji stanu magazynowego.

Głównym celem kontroli magazynowej jest ewidencja każdego działania z towarem z magazynu. Powinieneś zobowiązać swój zespół do regularnego wnoszenia danych do systemu ewidencji z co najmniej czterech powodów: aby operacje magazynowe przebiegały sprawnie, bez utraty, uszkodzenia i kradzieży, oraz w optymalnym budżecie. Np. w Orderry jest Raport Analizy Asortymentu, który poinformuje Cię o tym, jakie towary lub kategorie są często wykorzystywane w oferowanych przez Ciebie usługach i jaki zysk dają Twojej firmie.



Screenshot of the Assortment Analysis Report feature in OrderryRaport Analiza asortymentu w Orderry


Techniki zwiększenia wydajności podczas zarządzania zapasami

Aby uniknąć niepotrzebnych wydatków, małe firmy powinny stale ulepszać swoje procesy i testować różne podejścia. Unikaj utrzymywania towarów w magazynie, gdy przepływ klientów maleje, jednocześnie optymalizując procedurę zakupu od dostawcy, aby być gotowym do zwiększenia sprzedaży. Oto są pomysły na ulepszenie ewidencji magazynowej:

1.Zaangażowanie: Poświęć czas na formowanie harmonogramu dostawy, aby wiedzieć z wyprzedzeniem, jak zareagować w przypadku braków.

2. Dywersyfikacja: zamawiaj mniejsze ilości szerokiej gamy artykułów.

3. Zapasy w wielu lokalizacjach: Jeśli jedna lokalizacja wymaga dodatkowego zamówienia od dostawcy, zobacz najpierw, czy są one w innej lokalizacji. Np. Korzystając z Orderry, możesz tworzyć cyfrowe magazyny dla każdej ze swoich lokalizacji i szybko wykonywać przemieszczenie towarów pomiędzy nimi.


Digital warehouses in OrderryCyfrowe magazyny w Orderry


4. Wyjątkowy model współpracy z dostawcami: Zarządzaj zapasami, pilnując sprzedaż — zamawiaj wystarczającą liczbę towarów, aby zapewnić ciągłą dostępność. Zamiast polegać na zdaniu dostawców, którzy informują Cię, ile towarów należy zamówić, możesz sam dokonać wyboru, modelując sprzedaż. 

5. Regularna dostawa: Znajdź wiarygodnych dostawców, aby zbudować stałe relacje i zapewnić regularne dostawy na atrakcyjnych warunkach. Zamówienia zbiorowe są preferowane w sytuacjach, gdy zapasy nie muszą być często uzupełniane lub gdy możesz sobie pozwolić na oczekiwanie towaru.

6. Inteligentny system kontroli zapasów: wybierz rozwiązanie, które gromadzi wszystkie ważne informacje i dostarcza dane oraz raporty, potrzebne do planowania i podejmowania decyzji. Dzięki dobremu oprogramowaniu będziesz mądrze korzystać ze swojego magazynu, oszczędzając pieniądze.

Końcowe przemyślenia

Podczas pracy z magazynem ważne jest wiedzieć, że nie chodzi tylko o towary fizyczne, które sprzedajesz w sklepie, ale także o to, co musisz kupić, kiedy złożyć zamówienie i jak prowadzić ewidencję wszystkiego, co się dzieje w Twoim magazynie. Pamiętaj, że zarządzanie zapasami to proces ciągły, który należy stale monitorować i dostosowywać do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Korzystaj z narzędzi automatyzacji i testuj różne metody, aby zoptymalizować zarządzanie magazynem i zaoszczędzić czas.

comments powered by Disqus